リモート会議・ディスカッション　の　メリットや留意点

リモートワークを始めて、約4カ月が経ちます。会議やミーティングは、顔を合わせてが当たり前で、ＴＶや電話会議は補助的なものと思っていましたが、今や会議は原則リモート。
会議の5分前にエントリーし、ファシリテータの仕切りでスタート。誰が出席しているか確認しておかねば、迂闊に意見も言えないという窮屈な始末です。
でも、継続していく内に、メリットも結構あると感じて来ました。

リモート会議・ディスカッションのメリット

1. 移動時間が削減され、他のワークに時間が使える
2. 会議用資料の作成力が向上する
3. 説明力が向上する他、手元資料を自由に参照出来るので、後で答えるといった無駄が減る
4. 会議室予約等の庶務事項が無くなる

• 　移動時間が削減され、他のワークに時間が使える
  　・当たり前ですが、通勤時間が短縮される他、出勤していても会議室への移動が不要になる事から、ワークする時間が増え、また会議開催ギリギリまで資料の更新が出来るようになります。

• 会議用資料の作成力が向上する
  　・対面の説明では、表情や身振りを交えながら、案件によっては殆ど資料も使わず、説明だけで済ませてしまう事も可能ですが、リモート会議では、出席者は先ずは資料に集中し、発表者の説明を聞きながら理解しようとします（少なくとも私はそうです）。ビデオで説明者の画像が映ったとしても、限界はどうしても出てきます。従って、資料が分かりにくいと致命的に、出席者の理解が得られない事があります。
  　・一方で、分かり易い資料であれば、多くの説明を必要とせず、論点を最初から絞って議論出来ます（この点は対面でも同じですね）。

• 説明力が向上する他、手元資料を自由に参照出来るので、後で答える無駄が減る
  　・上記の会議資料の作成力と矛盾するかもしれませんが、表情や身振りを交える事が難しいため、資料に沿ったロジカルな説明が必要とされるため、おのずから説明力が訓練されます。特に、資料が無い場合は尚更ですね。
  　・また、質問に即答出来るよう、手元資料を十分に準備出来る事から、宿題が少なくなります。他の出席者にとってもその場で答えがある方が理解が進む他、場合によっては、意思決定そのものも後回しになる事を可能な限り防げます。

• 会議室予約等の庶務事項が無くなる
  　・会議室を事前に予約する事は、庶務事項で最も大事な仕事かもしれません。筆者も予約を忘れてバタバタし、何度先輩に怒られたことか。その点、リモート会議は、仮に時間予約を失念していたとしても、1分もかからずにミーティングルームを開設出来ます。また、急遽人が増えて、会議室が手狭になることもありません。
  　・会議室予約という前近代的な庶務事項から解放される事は、仕事の精神衛生上もとても素晴らしい事といえます。
  　・また、そもそも会議室が必要なくなる事から、余分なスペース確保が不要になりコスト削減に繋がります。

リモート会議・ディスカッションの留意点

1. 出席者は最初に必ず確認する
2. 初対面の人が会議に参加した場合には紹介する等の配慮が必要
3. 意見のタイミングが重なった場合は譲り合い、感情的な表現は控える
4. 時には、仕事を離れた近況報告を行う等、フリーな場も設けてホッと一息入れる

• 出席者は最初に確認する
  　・誰が出席しているかを把握する事は、極めて重要です。特にお客さまとリモート会議をする場合、先方の出席者を把握せずに発言した場合、内容によっては失礼になり兼ねません。
• 初対面の人が会議に参加した場合には紹介し合う等の配慮が必要
  　・初めて会議に出席する人がいる場合は、これまでの会議出席者に対し、紹介をしておく事が望ましいでしょう。特に、所属や専門分野、肩書等は必須と言えます。
• 意見のタイミングが重なった場合は譲り合い、感情的な表現は控える
  　・テレビでの報道番組でリモート中継が始まった頃、発言が同時で重なり、幾度も発言し直すシーンがありましたが、我々の会議でも同じような場面は多くあります。その場合、まずは譲り合う事が大事で、その事によって、会議自体の品格が上がります。
  　・ましてやリモートにおいて感情的な発言をする事は、対面以上にしこりが残る可能性があり避けたいですね。
• 仕事を離れた近況報告を行う等、フリーな場も設けて”ホッと一息”いれましょう
  　・実は、この事が一番重要留意点だと筆者は思います。対面であれば、会議が終わった後に談笑したり、少しは世間話も出来るでしょう。
  　・飲み会も控える中、お互いを分かり合える機会が少ない中、たまには仕事を離れリモートを使って雑談の場を持ちましょう。
  　・以前は、年度の打ち上げや、歓送迎会等でお互いを見知ったように、やはり人は、コミュニケートして分かりあえる事が多いです、

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いかがでしたでしょうか。当たり前の事ですが、改めてまとめてみると、私自身も気づきがありました。
ニューノーマルに慣れていく為にも、新しい事を行うにあたっては、こうして時折、ホッと一息して振り返っておくのも大切と思います。